Suomen Paimenkoirayhdistyksen vuosikokous järjestetään 27.2.2021 Haminassa sekä etäyhteydellä. Alla tietoa ja materiaalia etänä kokoukseen osallistuville: 

Ennen kokousta: 

• Ilmoittautuneet ovat saaneet sähköpostitse kutsun kokoukseen. Testaa etukäteen, että pääset liittymään kokoukseen. Kokoukseen voi yrittää liittyä koska vain, pääset sinne uudestaan samalla linkillä varsinaisen kokouksen aikana. 
• Tarkista, että olet saanut Lindalta kutsun äänestämään, sähköpostin otsikko on ”SPKY:n hallituksen jäsenten vaali”. Tätä sähköpostia tarvitset, jos kokouksessa äänestetään hallituksen jäsenistä. Jos et ole saanut kutsua, tarkista myös roskaposti sekä Gmailin erilaiset kansiot (tarjoukset, sosiaaliset verkostot jne.). Mikäli kutsua ei kuitenkaan löydy, laita Lindalle meili (pihl.linda(at)gmail.com)
• Jos liityt puhelimella, lataa Google Meet sovellus. 
• Testaa että koneessasi on toimiva mikrofoni ja kaiutin. Joissain koneissa ei ole sisäänrakennettua mikrofonia, ja joskus joillain ulkoisilla laitteilla voi olla haasteita. Nämä kannattaa olla testattuina, koska mikäli koneen ääni ei toimi, ei sitä enää kokouksen aikana voi millään korjata. 
• Ohjeet kokoukseen liittymisestä: https://drive.google.com/file/d/1K6vzs5Vp4iRHzFBPuLbne-_MovexaeQq/view?usp=sharing

Kokouksen aikana: 

• Liity ajoissa, olen itse kokouksessa paikalla noin 13.30 alkaen. Ennen kokousta voidaan testata, että kaikkien ääni kuuluu ja esimerkiksi chatti-ruutu toimii. 
• Pidetään mikrofonit mykistettyinä ellet käytä puheenvuoroa.
• Pyydä puheenvuoro kirjoittamalla kokouksen chattiin oma nimesi. Tekninen sihteeri kertoo nämä kokouksen puheenjohtajalle. 
• Äänestys: Suljettu lippuäänestys mahdollisessa hallituksen jäsenten vaalissa suoritetaan Google Formsin kautta. Tämän käyttöön ohjeistetaan kokouksen aikana. Äänestyksen käyttäminen vaatii kirjautumista google-tilille, jotta voidaan varmistaa vain yksi ääni jokaiselta osallistuja-jäseneltä. Äänestys on täysin anonyymi, tuloksista ei näe äänestäneitä henkilöitä. Avoimet äänestykset suoritetaan kokouksen chatin kautta, tästäkin annetaan ohjeet kokouksessa, jos on tarpeen äänestää. 

Kokouksen materiaalit: 

Esityslista: ESITYSLISTAvuosikokous2021vers2.docx

Budjetti: Tiedoston Budjetti 2021.xls

Toimintasuunnitelma 2021: Toimintasuunnitelma2021.docx

Toimintakertomus 2020: Toimintakertomus 2020.pdf

Terveisiä hallituksen kokouksesta 17.5.2020:

POIKKEUSOLOJEN TOIMINTAOHJEET KILPAILUIHIN JA PERUSRADOILLE

Toimintaohjeet yhdistyksen kotisivuilla:

https://www.spky.fi/wopr/hallitus-tiedottaa/poikkeusolojen-toimintaohjeet-kilpailuihin-ja-perusradoille/

KOIRATIETOKANTA ETENEE

Uuden koiratietokannan rakentaminen etenee ja sitä päästään testaamaan näillä näkymin kesäkuun alussa. Ennen uuden tietokannan käyttöönottoa käytetään vanhaa järjestelmää.

FACEBOOK-RYHMÄ JÄSENKESKUSTELUA VARTEN

SPKY:lle perustetaan oma Facebook-ryhmä, joka mahdollistaa keskustelun nykyistä Facebook-sivua paremmin.

NAUTA PM-KISOJEN JOUKKUE

Hallitus keskusteli nauta-PM joukkueen karsinnasta jäsenistöltä tulleen palautteen perusteella.

Todettiin, että joukkue karsitaan uudelleen kuten on aiemmin kerrottu. Lammaskisoissa vuoden 2020 MM-joukkue pysyy samana, vaikka kilpailut siirretään vuoteen 2021, koska ISDS on osallistujamaita näin ohjeistanut. Keväällä oli myös olemassa riski, että tänä vuonna ei olisi voitu järjestää uusia lammaskarsintakilpailuja (kolme viikonloppua) korona-tilanteen takia. Nauta-PM joukkue voidaan karsia yhden kilpailuviikonlopun aikana, joten hallitus katsoo, että karsinnat voidaan järjestää ja uusi joukkue valita.

KILPAILUKALENTERI

Kilpailukalenteri julkaistaan yhdistyksen kotisivuilla viikon 21 aikana.

Nämä ohjeet ovat voimassa toistaiseksi, yhdistyksen hallitus seuraa tilannetta ja tekee tarvittavat muutokset. Kilpailun /perusradan järjestäjä vastaa näiden ohjeiden noudattamisesta kilpailupaikalla.

1. Oireilevat henkilöt eivät saa osallistua kilpailuihin. Noudatetaan Suomen hallituksen suosituksia omaehtoisesta karanteenista. Osallistumismaksu palautetaan tilanteessa, jossa osallistuja epäilee sairastuneensa.
2. Tuomari ja sihteeri noudattavat turvaväliä. Tarvittaessa käytetään radiopuhelinyhteyttä tai puhelinyhteyttä.
3. Tuloslappuja ei tehdä eikä jaeta kilpailun jälkeen. Kokonaistuloslista kuvataan ja julkaistaan facebookissa sekä tallennetaan tulosjärjestelmään kuten ennenkin. Palkintojen jaossa noudatetaan turvavälejä.
4. Katsomossa noudatetaan turvavälejä, jokaisen katsojan ja kilpailijan vastuulla huolehtia turvaväleistä.
5. Ei kahvioita, omat eväät mukaan. Ei roskiksia, jokainen vie roskansa mukanaan.
6. Varikolla tarjolla käsidesiä ja suositellaan käsineiden käyttöä sekä turvavälien huomioimista mikäli mahdollista.
7. Käsien desinfiointipiste, jota velvoitetaan käyttämään ennen kilpailusuoritusta ja sen jälkeen.
8. Rataan tutustuminen tolpalta katsoen on kielletty, koska ei voida tarjota tasapuolista mahdollisuutta kaikille katsoa rataa ja samalla huolehtia riittävistä turvaväleistä. Rataa voi käydä kävelemässä turvaväleistä huolehtien. Linjamerkin käyttäminen poikittaislinjalla on  sallittua.
9. WC:ssä on käsidesiä käytettäväksi.
10. Jokainen osallistuja on itse velvoitettu noudattamaan näitä sääntöjä sekä ohjeistamaan katsojia.
11. Tuomareiden arvosteluvelvoitetta ei sovelleta vuonna 2020: tuomarioikeuksiin ei vaikutusta vaikka ei arvostelisi kertaakaan kuluvana vuonna.
12. Yli 40 koiran kilpailupäivissä päivä jaetaan kahtia niin että saman ohjaajan kaikki koirat starttaavat joko aamupäivällä tai iltapäivällä ensimmäisenä kilpailupäivänä ja toisena kilpailupäivänä startataan käännetyllä lähtöjärjestyksellä.
13. Varmistetaan, että paikallaolevien kilpailijoiden, toimitsijoiden ja katsojien yhtäaikainen lukumäärä ei ylitä 50.
14. Riskiryhmäläisen osallistuessa perusrataan tulisi olla etukäteen yhteydessä järjestäjään erikoisjärjestelyiden hoitamiseksi.

Yhdistyksen vuosikokouksessa tullaan esittelemään aikataulu- ja budjettiehdotus kauan kaivatulle koirarekisterin ja kisatietokannan uusimiselle. Järjestelmäuudistuksen tavoitteena on automatisoida prosesseja jotka tällä hetkellä vaativat paljon ihmistyövoimaa ja joiden automatisointi on melko helppoa. Jotta aikataulu, budjetti ja toisaalta myös ylläpito pysyy hallinnassa, ei poikkeustapauksia ole tarkoitus automatisoida vaan ne tehdään jatkossakin käsin. Järjestelmään ei myöskään haluta rakentaa runsaasti sääntöjä tai tarkistuksia jotta niiden ylläpito ei jatkossa käy ylivoimaiseksi.

Tällä hetkellä on käynnissä vaatimusmäärittelyjen kuvaus joiden perusteella toimittaja tekee tarkan hinta- ja aikatauluarvion. Alla olevasta linkistä pääsee katsomaan kilpailutietokannan prosessikuvausta ja vaatimuksia ylätasolla. Vastaavat materiaalit julkaistaan koirarekisterin osalta kunhan ne saadaan yhdessä rekisterinpitäjien kanssa ensin tehtyä. EDIT: Lisätty linkki Koirarekisterin määritykseen.  
Hallitus toivoo että jäsenistö tutustuisi materiaaliin etukäteen ennen vuosikokousta. Aiheesta keskustelua varten avataan SPKY:n facebook-sivuille oma aloitus, kysymyksiä ja kommentteja voi myös lähettää Lindalle (pihl.linda(at)gmail.com)

Kilpailutietokanta:
https://drive.google.com/file/d/1YS0vyMCGh0Z61YAtzstUJR6yD8ujrdCq/view?usp=sharing

Koirarekisteri:

https://drive.google.com/file/d/1LBOhDn_vXUjoX_bj3yIXUdwXNEEhV6fG/view?usp=sharing